인사 파일: 데이터를 얼마나 오래 보관할 수 있습니까?

고용주는 시간이 지남에 따라 직원에 대한 많은 데이터를 처리합니다. 이 모든 데이터는 인사 파일에 저장됩니다. 이 파일에는 중요한 개인 데이터가 포함되어 있으므로 이를 안전하고 올바르게 수행하는 것이 중요합니다. 고용주는 이 데이터를 얼마 동안 보관할 수 있습니까(또는 경우에 따라 필수)? 이 블로그에서 인사 파일의 법적 보존 기간과 처리 방법에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

인사 파일이란 무엇입니까?

위에서 언급했듯이 고용주는 종종 직원의 개인 데이터를 처리해야 합니다. 이 데이터는 적절하게 저장한 후 파기해야 합니다. 이것은 인사 파일을 통해 수행됩니다. 여기에는 직원의 이름과 주소 세부 정보, 고용 계약, 성과 보고서 등이 포함됩니다. 이러한 데이터는 AVG 규정에 따른 요구 사항을 준수해야 하며 일정 기간 동안 보관해야 합니다.

(인사 파일이 AVG의 요구 사항을 충족하는지 알고 싶으면 인사 파일 AVG 체크리스트를 확인하십시오. 여기에서 지금 확인해 보세요.)

직원 데이터 보존

AVG는 개인 데이터에 대한 특정 보존 기간을 제공하지 않습니다. 인사 파일은 다양한 유형의 (개인) 데이터로 구성되어 있으므로 보관 기간에 대한 직접적인 답은 없습니다. 각 데이터 범주에 다른 보존 기간이 적용됩니다. 또한 그 사람이 여전히 직원인지 또는 직장을 그만 두었는지 여부에 영향을 미칩니다.

보존 기간의 범주

위에서 언급한 바와 같이 인사 파일의 개인 데이터 보유와 관련하여 보유 기간이 다릅니다. 고려해야 할 두 가지 기준, 즉 직원이 여전히 고용되어 있는지 또는 직장을 그만 두었는지 여부가 있습니다. 다음은 특정 데이터를 폐기하거나 보유해야 하는 경우를 보여줍니다.

현재 인사 파일

재직 중인 직원의 현재 인사 파일에 포함된 데이터에 대해 고정된 보존 기간이 설정되지 않습니다. AVG는 직원 파일을 '최신' 상태로 유지하도록 고용주에게 의무를 부과할 뿐입니다. 이는 고용주 자신이 인사 파일의 주기적인 검토 및 오래된 데이터 파기 기한을 정할 의무가 있음을 의미합니다.

신청 세부 사항

미채용 지원자의 지원자료는 지원절차 종료 후 최대 4주 이내에 파기하여야 합니다. 동기 부여 또는 지원서, CV, 행동 진술, 지원자와의 서신과 같은 데이터가 이 범주에 속합니다. 신청자의 동의가 있는 경우 약 1년간 데이터를 보관할 수 있습니다.

재통합 프로세스

직원이 재통합 절차를 완료하고 업무에 복귀하는 경우 재통합 완료 후 최대 2년의 보유 기간이 적용됩니다. 고용주가 자가보험자인 경우에는 예외가 있습니다. 이 경우 5년의 보존 기간이 적용됩니다.

고용 종료 후 최대 2년

직원이 퇴사한 후 인사 파일에 있는 대부분의 (개인) 데이터는 최대 2년의 보존 기간이 적용됩니다.

이 범주에는 다음이 포함됩니다.