고용주로서 직원의 데이터를 적절하게 저장하는 것이 중요합니다. 그렇게 함으로써 귀하는 직원의 개인 데이터에 대한 인사 기록을 보관할 의무가 있습니다. 이러한 데이터를 저장할 때 개인정보 보호법 일반 데이터 보호 규정(AVG) 및 시행법 일반 데이터 보호 규정(UAVG)을 고려해야 합니다. AVG는 개인 데이터 처리와 관련하여 고용주에게 의무를 부과합니다. 이 체크리스트를 통해 인사 파일이 요구 사항을 준수하는지 여부를 알 수 있습니다.
- 인사 파일에서 어떤 데이터를 처리할 수 있습니까?
따라야 할 주요 규칙은 인사 파일의 목적, 즉 직원과의 고용 계약의 적절한 이행에 필요한 데이터만 포함될 수 있다는 것입니다.
어떠한 경우에도 '일반적인' 개인 데이터는 다음과 같이 보관됩니다.
- 이름;
- 주소;
- 생년월일;
- 여권/신분증 사본
- BSN 번호
- 고용 조건 및 부록을 포함하는 서명된 고용 계약
- 평가 보고서와 같은 직원 성과 및 개발 데이터.
고용주는 고용주의 개인 메모, 결근 기록, 불만, 경고, 인터뷰 기록 등과 같은 기타 데이터를 포함하도록 인사 파일을 확장하도록 선택할 수 있습니다.
고용주로서 법적 보존 기간과 관련하여 정확성을 추구하기 위해 이 데이터를 정기적으로 업데이트하는 것이 중요합니다.
- 인사 파일에서 '일반적인' 개인 데이터를 언제 처리할 수 있습니까?
고용주는 인사 파일에 언제 어떤 '일반적인' 개인 데이터를 저장할 수 있는지 고려해야 합니다. 제6조 AVG에 따라 고용주는 6가지 이유로 인사 파일에 '일반적인' 개인 데이터를 저장할 수 있습니다. 이러한 이유는 다음과 같습니다.
- 직원이 처리에 동의한 경우
- 직원(고용)계약 이행을 위해 처리가 필요한 경우
- 고용주에게 부과된 법적 의무(예: 세금 및 기여금 납부)로 인해 처리가 필요한 경우
- 직원 또는 다른 자연인의 중요한 이익을 보호하기 위해 처리가 필요합니다(급한 위험이 임박했지만 직원이 정신적으로 동의할 능력이 없는 경우의 예).
- 공익/공서양속에 필요한 경우
- 고용주 또는 제XNUMX자의 정당한 이익을 충족시키기 위해 처리가 필요합니다(직원의 이익이 고용주의 정당한 이익보다 중요한 경우 제외).
- 인사 파일에서 어떤 데이터를 처리하면 안 됩니까?
파일에 포함된 '정상적인' 데이터 외에도 본질적으로 특히 민감하기 때문에 (일반적으로) 포함되지 않아야 하는 데이터도 있습니다. 이들은 '특수' 데이터이며 다음을 포함합니다.
- 신념;
- 성적 취향;
- 인종 또는 민족
- 의료 데이터(직원이 자발적으로 제공한 경우 포함).
'특수' 데이터는 10가지 예외의 경우에만 AVG에 저장할 수 있습니다. 주요 3가지 예외는 다음과 같습니다.
- 직원이 처리에 명시적으로 동의한 경우
- 귀하는 직원 자신이 의도적으로 공개한 개인 데이터를 처리합니다.
- 최우선 공익을 위해 처리가 필요합니다(이를 발동하려면 네덜란드의 법적 근거가 필요함).
- 인사 파일 보안 조치
누가 인사 파일을 볼 수 있습니까?
인사 파일은 작업을 수행하기 위해 액세스가 필요한 사람만 볼 수 있습니다. 이러한 사람에는 예를 들어 HR 부서의 고용주와 직원이 포함됩니다. 직원 자신도 자신의 인사 파일을 열람하고 잘못된 정보를 수정할 권리가 있습니다.
파일에 대한 보안 요구 사항
이 외에도 AVG가 개인 파일의 디지털 또는 종이 저장에 대한 요구 사항을 부과한다는 점을 고려하는 것이 중요합니다. 고용주로서 귀하는 직원의 사생활을 보호하기 위한 조치를 취할 의무가 있습니다. 따라서 파일은 사이버 범죄, 무단 액세스, 수정 또는 삭제로부터 보호되어야 합니다.
- 직원 파일 보존 기간
AVG는 개인 데이터가 제한된 기간 동안 보관될 수 있다고 명시합니다. 일부 데이터에는 법정 보존 기간이 적용됩니다. 기타 데이터의 경우 고용주는 데이터의 정확성을 주기적으로 삭제하거나 검토하기 위한 시간 제한을 설정해야 합니다. AVG는 부정확한 데이터가 파일에 보관되도록 합당한 조치를 취해야 한다고 명시합니다.
직원 파일 보존 기간에 대해 자세히 알고 싶으십니까? 그런 다음 블로그를 읽으십시오 직원 파일 보존 기간.
인사 파일이 위에 나열된 요구 사항을 충족합니까? 그렇다면 AVG를 준수할 가능성이 있습니다.
이 블로그를 읽은 후에도 인사 파일이나 AVG에 대한 질문이 있으면 당사에 문의하십시오. 우리의 고용 변호사 기꺼이 도와드리겠습니다!