네덜란드의 인사 데이터 보존 기간

인사 데이터에 대한 단일한 보존 기간은 없습니다. GDPR에 따라 데이터를 수집한 목적을 달성하는 데 필요한 기간 동안만 보관할 수 있으며, 네덜란드 세법은 급여 기록, 소득세 신고서 및 직원의 신분증 사본에 대해 정해진 최소 보존 기간을 규정하고 있습니다.

실제로 이는 네덜란드 고용주에게 세 가지 보관 기준을 제시합니다. 대부분의 인사 관련 서류는 고용 종료 후 2년, 소득세 신고서와 신분증 사본은 5년, 급여 관리 관련 서류는 7년 동안 보관할 수 있습니다. 인사 파일에 보관할 수 있는 내용에 대한 기사는 이 글에서 다루고 있으며, 보관 기간에 대한 기사는 그 범위를 살펴봅니다.

GDPR의 기본 규칙은 무엇인가요?

개인 데이터는 필요한 기간보다 오래 보관하지 마십시오. GDPR 제5조(1)(e)항(저장 제한)은 데이터 범주별로 실제로 필요한 기간을 결정하고 그 선택에 대한 설명을 제공할 수 있도록 요구합니다.

GDPR 자체에는 기간 표가 없습니다. 아래 기간은 네덜란드 세법과 네덜란드 개인정보보호청(Autoriteit Persoonsgegevens, AP)의 지침에서 가져온 것입니다.

어떤 데이터를 2년 동안 보관하시나요?

인사 기록의 대부분이 그렇습니다. AP의 지침에 따르면 법정 보존 기간이 없는 데이터는 일반적으로 직원이 퇴사한 후 2년 동안 보관됩니다.

예를 들어, 고용 계약서 및 그 수정 계약서, 평가 및 성과 보고서, 임명, 승진, 강등 및 해고 관련 서신, 교육 기록, 경고, 추천서 및 결근 기록 등이 여기에 포함됩니다.

직원과의 고용 분쟁이 있거나 있었던 경우, 또는 소송이 진행 중인 경우에는 해당 사안이 해결될 때까지 관련 자료를 더 오랫동안 보관할 수 있습니다. 이는 전체 파일을 무기한 보관하는 것이 아니라 관련 자료만 보관하는 것을 정당화하는 것입니다.

어떤 데이터를 5년 또는 7년 동안 보관하시나요?

세무 기록. 이 부분에 있어서는 재량권이 없습니다. 세금 납부 의무가 기간을 정하고 있으며, 가능한 한 짧은 기간 동안만 데이터를 보관해야 한다는 일반적인 원칙보다 우선합니다.

고용 종료 후 5년이 경과한 시점까지, 근로자의 소득세 신고서(loonbelastingverklaring)와 입사 당시 확인했던 신분증 사본을 제출해야 합니다.
급여 관리(loonadministratie): 7년, 네덜란드 세무관세청(Belastingdienst)에서 정한 기본 기록의 일반적인 세무 보존 기간입니다.

세금 납부 의무와 관련된 기록만 이러한 장기 보존 기간이 적용됩니다. 나머지 기록은 여전히 2년 보존 규칙을 따릅니다.

지원자 정보를 얼마나 오래 보관할 수 있습니까?

일반적으로 지원 절차가 종료된 후 최대 4주까지 보관합니다. 지원자의 동의가 있는 경우, 인재풀 관리 등 목적으로 최대 1년까지 데이터를 보관할 수 있습니다.

동의는 반드시 개별적으로 요청되고 기록되는 진정한 선택이어야 합니다. 개인정보 처리방침에 한 줄만 적는 것으로는 충분하지 않습니다.

질병 및 의료 데이터는 어떻게 처리하나요?

건강 관련 데이터는 고용주인 귀하가 아닌 회사 소속 의사(bedrijfsarts) 또는 산업 보건 서비스 기관의 소유입니다. 해당 데이터는 의료 기밀 유지 의무 및 자체 보존 규정을 따릅니다.

고용주는 직원의 결근 날짜와 복직 및 질병 기간 중 임금 지급에 필요한 정보만 보관합니다. 이러한 데이터는 인사 기록의 일반적인 보관 기간을 따릅니다.

실제로 직원 유지율을 높이는 방법은 무엇일까요?

규칙을 준수로 바꾸는 세 가지 요소가 있습니다.

데이터 처리 활동 기록에 기록되는, 카테고리별 보존 기간을 설정하는 보존 일정(GDPR 제30조).
매년 정해진 시점에 실제로 일정을 적용해야 합니다. 유지 관리 정책은 대개 의견 불일치가 아니라 실행하지 않아서 실패합니다.
진정한 삭제란 인사 시스템에서 파일을 제거하는 것만으로는 이루어지지 않습니다. 사서함, 공유 드라이브 및 백업에 사본이 남아 있는 경우, 직원이 접근 권한을 요청하면 곧바로 해당 사본이 노출될 수 있습니다.